（ニチアイへお問い合わせをいただく方へ）
ニチアイ株式会社
ニチアイ・プライバシー保護について
（ニチアイへお問い合わせをいただく方へ）
ニチアイ株式会社
ニチアイを通じての留学の第一歩は、多くの場合、まずニチアイへの問い合わせＥメールから始まることでしょう。そこで、ニチアイは皆様からいただいたＥメールアドレスや、メールでの留学相談の内容、そして実際に手続きに及んだ場合の願書記載内容など、皆様のプライバシーに関わる事項の扱いについて、さらにインターネット上で安全にビジネスを進めるための当社の考え方などについて、以下に説明いたします。
ニチアイの、皆様方からの問い合わせや手続きその他への対応に当たっては、ニチアイご利用条件 第５条第７項にある次の規定が基本となっています。
「ニチアイは、留学希望者及び留学生との相談に際して取得する、留学希望者又は留学生の個人情報に関する機密を保持し、これを第三者に公開しないものとします。」
上記条項をもとにした当社の考え方について、以下にさらに詳しくご説明し、また補足させていただきます。
Ｅメールアドレスの保護について
ニチアイでは、皆様から問い合わせをいただいた時点で、そのＥメールアドレスを、第三者へ開示・漏洩することはありません。従って、それによって広告宣伝メールやスパム（迷惑）メールが新たに皆様のメールアドレスに届くことはありません。
但し、ニチアイでは留学希望者に役立つ情報を掲載したＥメールでのニュースレターや、留学中の皆様へのお知らせのニュース、さらに留学終了後のニチアイＯＢ通信など、様々なＥメールでの情報を発信しています。当社にて、必要に応じて、皆様のＥメールアドレスにこれらの情報をお送りさせていただくことがあります。勿論、他の購読者に皆様のＥメールアドレスがわからないよう、全てＢＣＣにて発信しておりますし、不必要な場合は購読中止のご連絡をいただければ、以後はお送りいたしません。
なお、実際にニチアイを通じて留学開始した後は、ごく狭い範囲へのお知らせメールを複数の方にお送りする場合は、ＢＣＣにしていません。例えば、ダブリンに留学中の方にのみ、次のダブリンミーティングのご案内をメールで流す場合は、留学生間の交流にプラスという理由から、留学生側の要望もあり、ＢＣＣを使わないようにしています。勿論、このような場合でもアドレスを公開してほしくない場合は、お知らせいただければ、ＢＣＣ扱いにいたします。
また、実際にニチアイを通じて留学手続きが開始された後は、必要な学校、企業や個人に皆様の個人情報が必要な範囲で業務上提供されることは、言うまでもありません。語学学校やホームステイ先に皆様の情報が伝わることは勿論ですが、それ以外にも例えば、旅行保険を手配される場合は保険会社に、宿泊を手配される場合は宿泊先のホテル等に、帰国荷物の別送手配をされる方は運送会社に、皆様の個人情報（住所・連絡先・生年月日等）が必要な範囲で提供されます。その際、合わせて皆様のＥメールアドレスも伝達されますので、手続きが進むに連れて、語学学校や滞在予定先からＥメールが届くことはあり得ます。
また、当社を通じて留学手配された方へは、当社の宣伝その他のＥメールやダイレクトメールが、当社より送られることは、あり得ます。当社以外の企業や個人から、当社を通じて入手した住所やＥメールアドレスなどが使われるとしたら、それは語学学校か、語学学校等を通じて情報を入手した第三者であると考えられます。もちろん、語学学校等も、通常は学生のEメールアドレスを第三者に開示しないことの常識はわきまえていると思いますが、当社として、全ての語学学校等が絶対にそういう事を一切していないという保証まではできませんこと、ご了承下さい。
個人情報の保護について
皆様方の留学手続きに際しては、通常、皆様の住所氏名をはじめ、生年月日や、学校によってはパスポート番号など、様々な情報が必要になります。当社ではこれらを、業務上知り得た機密情報として扱い、他の留学生を含め、第三者へ漏洩いたしません。
但し、世間一般の常識に照らして、また現地での状況に応じて、差し支えないと思われる範囲で、特定の情報を特定の問い合わせに対して提供することがあります。例えば、留学中に友達になった留学生同士の消息に対する質問などには、お答えする場合があります。
また、現地留学生の間で広く公知になっていることが明らかな情報は、その範囲でニチアイ社員が話題にすることもあります。例えば、特定の留学生が自分の年齢を皆にしゃべりまくっている場合で、現地ミーティングなどでその人の年齢が話題になった場合には、ニチアイ社員も知っていることを前提として会話に加わることになります。しかし、自己の年齢を他人に一切話さない留学生であることがわかっていれば、ニチアイ社員に当該留学生の年齢を尋ねる人がいても、ニチアイ社員はそれを教えることはいたしません。
ニチアイは、現地でのインフォーマルでフレンドリーな対応が一つの売り物であり、それだけに、こういった皆様方のプライバシー保護との境界について、社員自身もしばしば悩むことがありますが、できる限り全ての方に納得していただけるように、世間常識に照らして判断し、対応すべく、日々努力をしております。それでも、ご自身が特にこの点に一般の方よりこだわりや制約などがおありの場合は、その旨を当社社員に率直にお伝えいただけると助かりますし、後々のトラブルも防ぐことができますので、皆様方のご協力もよろしくお願いいたします。
なお、過去にこの件で留学生よりニチアイに寄せられた苦情は、２〜３件程度ですが、いずれも現実には、当社社員がしゃべる前に、他の留学生や語学学校のスタッフの間で既に語られていたというのが現実です。
また、ニチアイの日本国内連絡先・取り次ぎ先である「ボウディッカ」を、資料送付や連絡などでご利用になる方については、その範囲内で皆様の個人情報が「ボウディッカ」に伝わることになります。「ボウディッカ」はニチアイ社員ではありませんが、法人間の契約があり、ニチアイ社員に準じた機密保持義務を負っています。なお、留学に関連してボウディッカご利用の方は、ボウディッカの
プライバシーポリシー も合わせてご覧下さい。
事務所と社員の機密保持に関して
ニチアイは小さい会社ですが、正社員、パートタイム社員であると、短期の研修生であるとにかかわらず、ニチアイの社内にある書類・ファイルやパソコン内のデータ等にアクセスできる立場にある全ての社員は、入社時に機密保持義務遵守を含む同意書にサインをしており、業務上知り得た機密情報について、就業中も退職後も第三者へ漏洩しない義務を有しております。特に、一般的に言って、企業の機密情報は、退職後の社員から漏れることが最も多いと言われています。そのため、当社では退職する社員に対し、退職時に改めて退職後の機密保持義務継続を促す通知を手渡しております。
また、ニチアイの事務所では、たとえ短時間であっても、社員が不在になる場合には、訪問者の滞在を許可していません。オフィスからニチアイ社員がいなくなる場合は、短時間の外出であっても鍵をかけるように習慣づけております。
ニチアイのオフィスで、留学生を含む訪問者が利用するパソコン（個人用ノートパソコンを除く）は、現在では、１台を除き全て、ウィンドウズＸＰをＯＳとしております。当社のウィンドウズＸＰ搭載パソコンは、全て、留学生の使用に当たっては「訪問者」としてのログインをするシステムになっており、この場合、ニチアイ社員が業務上使用するファイルへのアクセスは一切できないようになっています。社員が業務上使用するファイル等へのアクセスは、社員のみ知っているパスワードによるログインが必要です。また、１台だけ、ログインパスワードの不要な、ウィンドウズ2000をＯＳとしたパソコンがありますが、このパソコンには業務上のファイルは全く入っていません。
インターネット・コミュニケーションを安全・確実に行うために
インターネットの普及に伴い、ウィルスメールやスパム（迷惑）メールが増加しています。ニチアイでは、皆様と当社のどちらに対しても、これらによる被害や損失を最小限にするため、日々努力しておりますが、一企業の努力だけではどうしようもない事もあります。皆様方におかれましても、以下の点、ご留意いただきますよう、よろしくお願いいたします。
「タイトルについて」 タイトルには件名をつけて下さい。件名がないメールや、｢Re:｣だけのメールなどは、ウィルスメールの可能性があり、当方の判断で開かずに削除してしまうことがあります。英語のウィルスメールが氾濫しているため、日本語での問い合わせメールのタイトルは、日本語の方が確実です。
「添付ファイルについて」 初めてのお問い合わせなどで、添付ファイルがついているようなメールは、安全のため、開かずにメールごと削除させていただいています。初回のお問い合わせでいきなり添付ファイルを付ける理由もないと思いますが、もしそのようなメールをお出しいただいたため返事が来ない場合は、通常のテキストメールにして送り直して下さい。（特に、ホットメールなどのフリーメールからのメールについては、より注意深く対処させていただくことになります。）当社からの回答その他も、いきなり添付ファイルをつけてお送りすることはありません。但し、留学相談や手続きが進んできた時点で、学校案内や入学願書用紙等を、添付ファイルの形でお送りすることはあります。急ぎでない場合は、先に送ってよいかどうかの確認をさせていただいていますが、急ぎの場合などには、当社の判断で、必要な添付ファイルをつけたメールをお送りすることがあります。不審な場合は随時お問い合わせ下さい。
「円滑なＥメールコミュニケーションのために」 当社では、大勢の留学希望者の方と多数のメールのやりとりをしておりますし、当社メールアドレスは、留学以外の業務にも使っています。従って、皆様方の側でも、できるだけ円滑にコミュニケーションが進められるよう、ご協力いただきますと幸いです。例えば、複数のＥメールアドレスをお持ちの方（例えば会社と家など）で、その時々で違うアドレスからメールが来る場合、同一の方からの相談であることが明確になっていないと、当社の方でも違う方からの相談と勘違いしてしまうことがあります。そういった場合は特にお名前を明確にお書きいただくなど、ご配慮をお願いいたします。また、当社では、複数の社員が同一のＥメールアドレスを共有しておりますが、担当者別に業務分担をするシステムにて運用しております。そのため、当社からのメールに返信いただくと、４つのアドレスに送られるようになる筈です。（ＡＯＬなど一部のメーラーや、携帯メールなどをお使いの場合は、それが機能しない場合もあります。）これは、万が一、１人の担当者が不在などでメールチェックができない場合でも、他の社員にも同じメールが行く仕組みでもあり、また１台のパソコンがウィルス等で使用不可能になった場合でも、他のパソコンで受信した同じメールで、引き続き仕事ができるような、バックアップを考えての仕組みでもあります。この仕組みの活用によって、例えば、当社社員の１人が日本に出張中の場合であっても、日本とアイルランドにいる社員が同時にメールを受信できますので、お急ぎの問い合わせなどには、時差などを考慮して、早く回答できる方からさせていただくなど、迅速な対応が可能なわけです。ですので、初回の問い合わせは別として、その後の交信では、当社からのメールに返信していただき、４つのアドレスに同じメールを送っていただくことで、返答までの時間が短縮されることになります。どうぞこの仕組みをご理解、ご活用下さい。なお、４つのアドレスのうち、会社代表以外の３つのメールアドレスは、随時変更されますし、スパム（迷惑）メールなどを避けるためにも、当ウェブサイト上では公開しておりません。初めてのお問い合わせの方は、代表Ｅメールアドレスのみにメールをお送り下さい。また、代表Ｅメールアドレス以外のアドレスも、全て社員共用のメールアドレスであり、特定の社員だけが読むアドレスではありませんので、ご注意下さい。社員の個人（プライベイト）メールアドレスは、それらとは別に各社員が持っておりますので、どうしても必要な場合（例えば女性同士でないと相談しにくい内容なので、女性社員だけにメールを送って相談したい、等の場合）は、先にその旨をご連絡下さい。
留学サービス へ戻る
ニチアイ株式会社 Nichiai Ltd
Rocksavage Business Centre, 20/21 Anglesea Street, Cork, Ireland.
Tel: +353-21-4840506 Fax: +353-21-4840507
Email:
nichiai@eircom.net
(c) Copyright 2004-2007 Nichiai Ltd
All rights reserved.