主に留学業務において、ニチアイが知りうる皆様方の個人情報やプライバシーの保護に対する考え方をご説明しています。
ニチアイを通じての留学の第一歩は、多くの場合、まずニチアイへの問い合わせＥメールから始まることでしょう。そこで、ニチアイは皆様からいただいたＥメールアドレスや、メールでの留学相談の内容、そして実際に手続きに及んだ場合の願書記載内容など、皆様のプライバシーに関わる事項の扱いについて、さらにインターネット上で安全にビジネスを進めるための当社の考え方などについて、以下に説明いたします。
ニチアイでは、皆様から問い合わせをいただいた時点で、そのＥメールアドレスを、第三者へ開示・漏洩することはありません。従って、それによって広告宣伝メールやスパム（迷惑）メールが新たに皆様のメールアドレスに届くことはありません。
ニチアイでは、留学希望者に役立つ情報を掲載したＥメールでのニュースレターや、留学中の皆様へのお知らせのニュース、さらに留学終了後のニチアイＯＢ通信など、様々なＥメールでの情報を発信しています。当社では、必要に応じて、皆様のＥメールアドレスにこれらの情報をお送りさせていただいております。勿論、他の購読者に皆様のＥメールアドレスがわからないよう、全てＢＣＣにて発信しておりますし、不必要な場合は購読中止希望のご連絡をいただければ、以後はお送りいたしません。
実際にニチアイを通じて留学手続きが開始された後は、必要な学校、企業や個人に皆様の個人情報が必要な範囲で業務上提供されることは、言うまでもありません。語学学校やホームステイ先に皆様の情報が伝わることは勿論ですが、それ以外にも例えば、宿泊を手配される場合は宿泊先のホテル等に、帰国荷物の別送手配をされる方は運送会社に、皆様の個人情報（住所・連絡先・Ｅメールアドレス・生年月日等）が、必要な範囲で提供されます。その際、合わせて皆様のＥメールアドレスが伝達される場合は、手続きが進むに連れて、語学学校や滞在予定先からＥメールが届くことはあり得ます。
皆様方の留学手続きに際しては、通常、皆様の住所氏名をはじめ、生年月日や、学校によってはパスポート番号など、様々な情報が必要になります。当社ではこれらを、業務上知り得た機密情報として扱い、他の留学生を含め、第三者へ開示・漏洩いたしません。
但し、世間一般の常識に照らして、また現地での状況に応じて、差し支えないと思われる範囲で、特定の情報を特定の問い合わせに対して提供することがあります。例えば、留学中に友達になった留学生同士の消息に対する質問などには、お答えする場合があります。
また、現地留学生の間で広く公知になっていることが明らかな情報は、その範囲でニチアイ社員が話題にすることもあります。例えば、特定の留学生が自分の年齢を皆にしゃべりまくっている場合で、現地ミーティングなどでその人の年齢が話題になった場合には、ニチアイ社員も知っていることを前提として会話に加わることになります。しかし、自己の年齢を他人に話さない留学生であることがわかっていれば、ニチアイ社員に当該留学生の年齢を尋ねる人がいても、ニチアイ社員はその回答をすることはいたしません。
ニチアイは、現地でのインフォーマルでフレンドリーな対応が一つの売り物であり、それだけに、こういった皆様方のプライバシー保護との境界について、社員自身もしばしば悩むことがあります。基本的には、極力全ての方に納得していただけるように、世間常識に照らして判断し、対応すべく、日々努力をしております。それでも、ご自身が特にこの点に一般の方よりこだわりや制約などがおありの場合は、その旨を当社社員に率直にお伝えいただけると助かりますし、後々のトラブルも防ぐことができますので、皆様方のご協力もよろしくお願いいたします。例えば、留学中に学校を休んで海外旅行に行くことをお知らせいただいた場合、「○○さんは今どこそこへ行っているよ」程度のことは、他の留学生を含めて知っている場合が殆どですので、もしそのことを他の留学生に秘密にされたい場合は、その旨を当社社員にはっきりお伝え下さい。
なお、過去にこの件で留学生よりニチアイに寄せられた苦情は、２〜３件程度ですが、いずれも現実には、当社社員がしゃべる前に、他の留学生や語学学校のスタッフの間で既に語られていたというのが現実です。
ニチアイは小さい会社ですが、正社員、パートタイム社員であると、短期の研修生であるとにかかわらず、ニチアイの社内にある書類・ファイルやパソコン内のデータ等にアクセスできる立場にある全ての社員は、入社時に機密保持義務遵守を含む同意書にサインをしており、業務上知り得た機密情報について、就業中も退職後も第三者へ漏洩しない義務を有しております。特に、一般的に言って、企業の機密情報は、退職後の社員から漏れることが最も多いと言われています。そのため、当社では退職する社員に対し、退職時に改めて退職後の機密保持義務継続を促す通知を手渡しております。
また、ニチアイの事務所では、たとえ短時間であっても、社員が不在になる場合には、訪問者の滞在を許可していません。オフィスからニチアイ社員がいなくなる場合は、短時間の外出であっても鍵をかけるように習慣づけております。
ニチアイのオフィスで、留学生を含む訪問者が利用するパソコン（個人用ノートパソコンを除く）は、現在では全て、ウィンドウズVistaまたはＸＰをＯＳとしております。これらのパソコンはいずれも、留学生の使用に当たっては「訪問者」としてのログインをするシステムになっており、ニチアイ社員が業務上使用するファイルへのアクセスは一切できないようになっています。社員が業務上使用するファイル等へのアクセスは、社員のみ知っているパスワードによるログインが必要です。
インターネットの普及に伴い、ウィルスメールやスパム（迷惑）メールが増加しています。ニチアイでは、皆様と当社のどちらに対しても、これらによる被害や損失を最小限にするため、日々努力しておりますが、一企業の努力だけではどうしようもない事もあります。皆様方におかれましても、以下の点、ご留意いただきますよう、よろしくお願いいたします。
「タイトルについて」 タイトルには件名をつけて下さい。件名がないメールや、｢Re:｣だけのメールなどは、ウィルスメールの可能性があり、当方の判断で開かずに削除してしまうことがあります。英語のウィルスメールが氾濫しているため、日本語での問い合わせメールのタイトルは、日本語の方が確実です。
「添付ファイルについて」 初めてのお問い合わせなどで、内容不明な添付ファイルがついているようなメールは、安全のため、開かずにメールごと削除させていただく場合があります。初回のお問い合わせでいきなり添付ファイルを付ける理由もないと思いますが、もしそのようなメールをお出しいただいたため返事が来ない場合は、通常のテキストメールにして送り直して下さい。（特に、ホットメールなどのフリーメールからのメールについては、より注意深く対処させていただくことになります。）当社からの回答その他も、いきなり添付ファイルをつけてお送りすることはありません。但し、留学相談や手続きが進んできた時点で、学校案内や入学願書用紙等を、添付ファイルの形でお送りすることはあります。
「当社メールの迷惑メール扱いについて」 迷惑メールが横行し、その対策が進んだ結果、迷惑メールではないメールが、迷惑メール扱いとなるケースも増えています。残念ながら、当社からのメールは、海外からのメールというだけのことで、迷惑メール扱いされることが多くなっているようです。当社へのお問い合わせに対して、回答が届かない場合、迷惑メールのフォルダに入っている場合もありますので、お手数でも迷惑メールフォルダもご確認いただき、以後、迷惑メールフォルダに入らないように、対策をお願いいたします。
「円滑なＥメールコミュニケーションのために」 当社では、大勢の留学希望者の方と多数のメールのやりとりをしておりますし、当社メールアドレスは、留学以外の業務にも使っています。従って、皆様方の側でも、できるだけ円滑にコミュニケーションが進められるよう、ご協力いただきますと幸いです。例えば、複数のＥメールアドレスをお持ちの方（例えば会社と家など）で、その時々で違うアドレスからメールが来る場合、同一の方からの相談であることが明確になっていないと、当社の方でも違う方からの相談と勘違いしてしまうことがあります。そういった場合は特にお名前を明確にお書きいただくなど、ご配慮をお願いいたします。また、当社では、複数の社員が同一のＥメールアドレスを共有しておりますが、担当者別に業務分担をするシステムにて運用しております。そのため、当社からのメールに返信いただくと、3つのアドレスに送られるようになる筈です。（ＡＯＬなど一部のメーラーや、携帯メールなどをお使いの場合は、それが機能しない場合もあります。）これは、万が一、１人の担当者が不在などでメールチェックができない場合でも、他の社員にも同じメールが行く仕組みでもあり、また１台のパソコンがウィルス等で使用不可能になった場合でも、他のパソコンで受信した同じメールで、引き続き仕事ができるような、バックアップを考えての仕組みでもあります。この仕組みの活用によって、例えば、当社社員の１人が日本に出張中の場合であっても、日本とアイルランドにいる社員が同時にメールを受信できますので、お急ぎの問い合わせなどには、時差などを考慮して、早く回答できる方からさせていただくなど、迅速な対応が可能なわけです。ですので、初回の問い合わせは別として、その後の交信では、当社からのメールに返信していただき、3つのアドレスに同じメールを送っていただくことで、返答までの時間が短縮されることになります。どうぞこの仕組みをご理解、ご活用下さい。なお、3つのアドレスのうち、会社代表以外の2つのメールアドレスは、随時変更されますし、スパム（迷惑）メールなどを避けるためにも、当ウェブサイト上では公開しておりません。初めてのお問い合わせの方は、代表Ｅメールアドレスのみにメールをお送り下さい。また、代表Ｅメールアドレス以外のアドレスも、全て社員共用のメールアドレスであり、特定の社員だけが読むアドレスではありませんので、ご注意下さい。社員の個人（プライベイト）メールアドレスは、それらとは別に各社員が持っておりますので、どうしても必要な場合（例えば女性同士でないと相談しにくい内容なので、女性社員だけにメールを送って相談したい、等の場合）は、先にその旨をご連絡下さい。
ニチアイ株式会社 Nichiai Ltd
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